Механизм общих реквизитов служит для создания реквизитов, которые должны существовать во всех создаваемых документах. Кроме того, механизм общих реквизитов позволяет организовать отбор документов в журналах по содержимому таких реквизитов.
Необходимость в создании общих реквизитов может возникать, например, в следующем случае.
Представим такую ситуацию. В процессе работы системы 1С:Предприятис при большом документообороте возникла проблема определения авторства: кто из сотрудников ввел или последний раз редактировал конкретный документ. Подобная задача может быть решена, например, путем ввода в структуру каждого документа реквизита «Автор» и описания алгоритма его автоматического заполнения при вводе или редактировании документа. Однако, используя механизм общих реквизитов, достаточно создать реквизит «Автор» один раз. Общий реквизит не появляется в структуре каждого документа, но он будет доступен при редактировании формы документа и к нему можно обращаться при помощи встроенного языка из модуля документа.
Отбор документов в журналах по содержимому общих реквизитов включается автоматически, если для общего реквизита включена опция «Сортировка». Такая установка дает возможность пользователю системы
1С:Предприятие выводить список документов, имеющих указанное значение общего реквизита. В приведенном выше случае, например, руководитель отдела продаж может получить список всех Документов, выписанных конкретным продавцом.