Документация для направления в командировки

[topics]

Документацию, которая необходима для направления в командировку, в нынешнее время требуется оформлять по строгим правилам. Хотя сейчас нет необходимости выписывать удостоверение служебного задания и командировки.

Оформление документации с целью направления в командировку

Оформление каждой командировки происходит на основе издания приказа. Данный документ сегодня является обязательным. Вместе с тем перечень так называемой «первички» не унифицированный с 2013 года. Поэтому приказ о командировке существует возможность сформировать по так называемой форме под номером «Т-9». Также приказ о командировке существует возможность сформировать в свободной форме, но ее заранее необходимо утвердить в учетной политике. В приказе необходимо указать, какого именно работника предприятие отправляет в командировку (Ф.И.О. сотрудника и его должность), даты начала и окончания командировки, его (город, предприятие), срок и др. При нынешней отмене служебного задания, в приказе о командировке достаточно записать цель поездки и ознакомить со всем этим сотрудника организации под роспись.

Некоторые категории сотрудников руководство организации может отправлять в служебные командировки только с их согласия в письменном виде, а также в том случае, если это не запрещено их медрекомендациями. Вышесказанное отмечается в 259 статье Трудового кодекса России. Подобное письменное согласие, которое составляют в форме заявления, предварительно необходимо получить:

- От сотрудников, имеющих детей-инвалидов;

- От женщин-работников, которые имеют детей в возрасте до 3 лет;

- От сотрудников, которые в соответствии с их медицинским заключением ухаживают за больными членами своих семей;

- От одиноких родителей-сотрудников, которые воспитывают детей до 5 лет.

Работники, которых отправляют в командировку, имеют право отказаться от нее. И на предприятии каждого работника обязаны с таким правом ознакомить. Это можно осуществить одним из следующих предложенных способов:

- Отправить сотруднику сообщения;

- Включить формулировки, что будет подтверждением факта ознакомления сотрудника с его правами на отказ от направления в командировку, в заявление с выражением согласия;

- В форму приказа о командировке ввести дополнительный реквизит под названием «Отметка об ознакомлении с правом на отказ от направления в служебную командировку в соответствии со второй частью статьи 259 ТК Российской Федерации».

При отказе работника от поездки, руководитель компании обязан отправить в командировку какого-то другого работника.

Подтверждение периода командировки

Если в приказе отмечается предполагаемый срок поездки, то раньше этот конкретный срок поездки подтверждало удостоверение.

Теперь для осуществления этой задачи нужна совсем другая документация. Об этом говорится в седьмом пункте Положения, которое утверждено постановлением Правительства Российской Федерации под номером 749 от 13.10.2008 года.

С 1.02.2015 года данное удостоверение использовать не обязательно и в случае оформления командировок федеральных государственных служащих. Все поправки, касающиеся Порядка и условий командировки федеральных гражданских госслужащих, внесены Указом Президента России под номером 765 от 12.12.2014 года.

Если сотрудник данного предприятия едет в командировку на автобусе, самолете или поезде, то время начала и окончания командировки, конечно, подтверждают билеты. Если сотрудник, чтобы в рамках командировки добраться до определенного места использует служебную машину, то он обязан сформировать служебную записку с датой выезда и возвращения. Форма такого документа состоит в свободной форме, но ее можно утвердить приказом работодателя.
Во осуществления командировки сразу в несколько компаний, которые находятся в разных местах, то есть населенных пунктах, каждая из принимающих сторон ранее в удостоверении ставила отметки о командировке. Сейчас же такого требования к служебной записке не существует. Однако с целью объяснения всех расходов на проезд от сотрудника определенной организации необходимо требовать, чтобы последний отмечал все посещаемые места.

Обычно служебная записка о командировке формируется на имя работодателя, то есть руководителя предприятия. А чтобы сотрудник организации не совершил ошибку со сроками, данный документ имеет право визировать его непосредственный руководитель. Например, это может быть начальник отдела.

К служебной записки нужно добавлять определенную документацию, которая будет подтверждением использования транспорта: кассовые чеки на бензин, счета, квитанции за платные дороги, за парковку автомобиля и путевой лист. Предприятие вправе воспользоваться как обычной межотраслевой формой путевого листа, так и самостоятельно разработанной формой. Межотраслевая форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации под номером 78 от 28.11.1997 года. В случае самостоятельно разработанной формы он должен иметь реквизиты, числившееся в пункте 3 обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов. Они утверждены приказом Минтранса Российской Федерации под номером 152 от 18.09.2008 года.

А именно:

- Название и номер самого документа;

- Данные о сроке его действия;

- Данные о транспорте;

- Данные о владельце транспорта;

- Данные о водителе транспортного средства.

Не считая того, что отменено удостоверение, предприятие имеет право использовать его в целях проведения внутреннего контроля за сотрудниками в дополнение к служебной записке или билетам. Например, в случае поездки работника в филиал организации, которая находится в другом регионе страны.

Подтверждение расходов на поездку

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет, добавляя к нему документацию, которая будет подтверждать дополнительные расходы. Например, это могут быть расходы на наем жилья, проезд, суточные и разного рода другие расходы, осуществленные им с помощью разрешения и за ведома руководителя предприятия.

Сотрудники организации формируют авансовый отчет в соответствии с такой формой: «0504049».

Авансовый отчет с вышеназванной формой можно найти в списке регистров бухучета, который используется муниципальными (государственными) предприятиями. Эта операция осуществляется в соответствии с приложением под номером 3 приказа Министерства финансов Российской Федерации под номером 173н от 15.12.2010 года.

После этого авансовый отчет работнику предприятия необходимо сдать в бухгалтерию.

А вот, например, отчет, касающийся проведенной работы по результатам поездки, работник организации оформлять не должен, точнее не обязан. Руководство предприятия самостоятельно решает, каким образом работник сможет доказать, что командировка прошла не зря. Например, если целью командировки было заключение определенной договоренности, то будет достаточно показать руководству этот документ, подписанный двумя сторонами. А если, например, специалиста определенного профиля отправляли в поездку с целью повышения квалификации, то подтверждением всех осуществленных расходов будет свидетельство, сертификат или другой специализированный документ, который будет подтверждать пройденный курс обучения работника.

Однако в любой ситуации, даже когда цель поездки частично или в полной мере достигнутая (при условии неподписания договора или неприобретения определенной продукции), то суточные, расходы на транспорт и проживание все равно работнику нужно возместить. Об этом ясно говорит письмо Роструда под номером 1024-6 от 30.04.2008 года.

Подобные расходы в полной мере являются обоснованными, и налоговики не имеют никакого права отказать в их учете. Если же они все-таки это сделают, то право на расходы сотрудник предприятия может защитить в судебном порядке. Об этом отмечает постановление ФАС Поволжского округа под номером А65-12100 / 2013 от 8.04.2014 года.

Оформление командировки за границу

В случае оформления поездок сотрудника за границу удостоверение раньше были не нужны. Сейчас же их необходимо сформировать и в случае поездок в страны СНГ (в Беларусь, Украину, Казахстан). В случае зарубежных командировок важно определить дату пересечения самой границы, ведь она будет влиять на денежную сумму суточных.

Для федеральных государственных организаций размер суточных в иностранной валюте в случае командировки установлен постановлением Правительства России под номером 812 от 26.12.2005 года.

Как говорится в восемнадцатом пункте Положения под номером 749, за один день пересечения границы в случае выезда из Российской Федерации суточные положены в валюте, на обратном пути - в рублях.

Сначала данные даты отмечались в удостоверении по отметкам, сейчас же по проезжей документации. Однако из поправок к Положению под номером 749 не понятно, как можно узнать дату пересечения границы, если работник предприятия едет в другую страну на личном или служебном транспорте.

В данном случае существует возможность действовать по аналогии с внутренними командировками - формировать служебные записки, где работник организации зафиксирует даты выезда из Российской Федерации и въезда в государство и обратно.