Отзыв из отпуска

[topics]

Допустим, что вам срочно нужно оформить отзыв вашего сотрудника из отпуска. Именно в этом случае вам будет полезно узнать, какую именно документацию для этого необходимо оформлять. А потом как осуществить перечисление человеку заработной платы, отпускных, а также скорректировать учет предприятия.

Возможные ситуации при отзыве из отпуска

Каждое предприятие не застраховано от экстренных ситуаций: например, в компании неожиданно с проверкой нагрянули налоговики. В данном случае важно как можно быстрее сосредоточить все существующие силы, чтобы взять ситуацию под контроль. А если, например, главный бухгалтер в такой ситуации находится в отпуске, то его обязательно нужно вызвать из отпуска на работу, потому что в противном случае незапланированная проверка может привести к значительным доначислениям. Отзыв сотрудника из отпуска должен быть произведен по определенным правилам.

Кроме этого нужно отметить несколько важных моментов, которые обязательно необходимо учесть. Важнейшее требование законодательства России заключается в том, что сотрудник обязан согласиться во время отпуска выйти на работу. Об этом говорится во второй части 125 статьи Трудового кодекса Российской Федерации. Однако если работник против этого, то притянуть к ответственности за нарушение дисциплины его в такой ситуации невозможно. Этот вывод подтвердили судьи Пленума Верховного суда Российской Федерации в 37 пункте постановления от 17 марта 2004 года под номером 2.

Плюс к этому, некоторых сотрудников вообще запрещено отзывать во время их отпуска. То есть, в их отношении, даже если они согласны выйти на работу, отзыв из отпуска просто невозможен. К такой категории работников относятся сотрудники, занятые на работах с опасными и вредными условиями труда, женщины и несовершеннолетние лица. О таких правилах говорится в третьей части 125 статьи ТК России. Поэтому, прежде чем отозвать работника из отпуска, работодателю надо убедиться, что он не принадлежит к одной из льготных категорий.

А в других ситуациях, если сотрудник не прочь пойти навстречу своему предприятию и выйти на работу, то необходимо корректно оформить необходимую документацию. А после этого произвести перерасчет отпускных и скорректировать учет.

Это все в теории, однако на практике данную процедуру обходят. Работник устно договаривается с руководителем, отрабатывает несколько дней отпуска, а после этого отгуляет отработанное время. Конечно, в этом случае ничего не перечисляют и не меняют. Но при этом нет никаких гарантий. Ведь в соответствии с документами работник отгулял отпуск согласно графику и нигде не было зафиксировано, почему и сколько именно дней ним было отработано. Это может быть опасным как для руководителя предприятия, так и для самого работника. Ведь, по сути, отзыв сотрудника из отпуска никак не был оформлен. И в случае каких-то противоречий что-то доказать будет невозможно.

Какую документацию нужно оформить в случае отзыва из отпуска

Для начала необходимо уведомить работодателя о том, что в силу определенных причин нужно будет из отпуска отозвать работника. Для этого надо подготовить служебную записку, в которой указать Ф.И.О. сотрудника, его должность и причину, по которой ему срочно нужно будет появиться на работе. А на служебной записке управленец должен указать «не возражаю» и поставить подпись и дату.

А уже потом, сделав все вышесказанное, сообщить работнику о том, что он быстро должен выйти на работу. Но в том случае, если этот сотрудник не возражает. Осуществить это существует возможность любым наиболее оперативным и удобным способом. Например, по электронной почте или по телефону.

Но все равно лучшим вариантом будет подготовить сообщение на бумаге. Когда сотрудник придет на работу, то пусть подпишет. Тогда работодатель будет иметь письменное подтверждение того, что его сотрудник дал согласие на прекращение отдыха. И даже если будет какая-то проверка, то претензий возникнуть не должно.

В сообщении руководитель организации должен указать причину и дату выхода работника на работу. А потом предложить своему работнику выбрать, как он будет отгуливать дни, которые остались: вместе с отпуском в следующем году или, возможно, в определенное удобное для него время в текущем году. О возможности такого выбора указано во второй части 125 статьи ТК России.

После этого, если сотрудник согласился выйти на работу, работодатель должен подготовить приказ о его отзыве из отпуска. Однако унифицированной формы подобного документа не существует. Поэтому руководитель должен его сформировать в произвольном виде, а затем отразить в нем всю необходимую информацию. Приказ, конечно, должен подписать работодатель. Также необходимо под роспись с данным документом ознакомить и работника.

Кроме этого еще нужно будет скорректировать сам график отпусков. При использовании унифицированной формы под номером Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ под номером 1 от 5.01.2004 года, пропишите данные об отзыве в десятой графе под названием «Примечание». Создать ее существует возможность, например, следующим образом: «отозван из отпуска 26 мая 2014». В данном случае в восьмой графе в качестве основания необходимо привести реквизиты приказа об отзыве, а в девятой графе - предполагаемую дату, когда работник отгуляет отпуск, который остался.

Также нужно отобразить данные в личной карточке работника. При использовании на предприятии стандартной формы под номером Т-2, в четвертой графе восьмого раздела должно содержаться число использованных дней отпуска. Если эти данные еще не заполнены, то надо внести реальную информацию. А в седьмой графе указать приказы о предоставлении отпуска и отзыв из него. Если же необходимая информация уже вписана на основе первоначального приказа, надо удалить некорректные значения и указать правильные. Далее в седьмую графу добавить реквизиты приказа на отзыв.

Ну и в конце несколько слов скажем о табеле рабочего времени. Все дни отдыха работодатель должен зафиксировать в нем буквенным кодом ОТ или цифрой «09». Дни отзыва необходимо отметить стандартными кодами «Я» или «01».

Отзыв сотрудника из отпуска: учет и непосредственно отсчет отпускных дней

Если работник был отозван из отпуска, то необходимо будет ему сделать перерасчет отпускных. Ведь часть дней он не отгулял, но уже перед отпуском получил за них деньги. Об этом говорится в девятой части 136 статьи ТК России. Данный остаток необходимо вычесть из общей суммы отпускных. А заработную плату сотруднику начислить за отработанные дни.

Ответы на актуальные вопросы

Можно просто-напросто оставить лишние отпускные работнику? Например, через некоторое время сотрудник отгуляет остаток отпуска, но оплачивать работнику отдых компания не будет. Ведь средства работник уже получил.

Так делать запрещено. Ведь на остальные отпускные дни будет выдан отдельный приказ. И необходимо будет отпускные рассчитать по-новому, поскольку изменен расчетный период. Об этом говорится в 139 статье ТК России. Плюс к тому, работник компании может так и не отгулять все дни своего отпуска.

Важно сказать, что получить лишние отпускные по заработной плате по своей инициативе работник не может. Об этом говорится в 137 статье ТК Российской Федерации.

В этом случае руководителю компании будет необходимо письменное согласие работника, последний вернет средства в кассу или будет согласен, что весь денежный остаток ему зачтут в будущую заработную плату. Как правило, используется последний вариант, ведь отпускные до того момента работник не мог потратить. Так что куда будет удобнее отнести избыток в счет будущих платежей? Например, за отработанные дни уменьшить на сумму переплаты заработок.

В данной ситуации действовать нужно следующим образом. Прежде всего, работодателю необходимо перечислить отпускные, исходя из реальных дней отдыха, а также суммы взносов и НДФЛ.

На излишки и необходимо будет сторнировать суммы, которые начислены в бухгалтерском учете. Исправление осуществляйте в том месяце, когда работник был отозван из отпуска. Данный вывод следует на основе пункта 18 ПБУ 10/99. Все это сделать очень просто, и никаких трудностей возникнуть не должно.

Напомним, что начиная с 2011 года предприятия в общем случае в бухгалтерском учете должны создавать резервы на оплату отпусков и за счет такого резерва списывать расходы на отпускные. Имеется в виду, относить последние на 96 дебет счета. Исключение из данного правила действует только для малых компаний, которые публично не размещают собственные ценные бумаги. Подобные предприятия имеют возможность списывать отпускные в бухгалтерском учете без резерва на счет учета текущих расходов.

Ну а теперь поговорим о вкладах и налогах. Так, НДФЛ предприятие обязано было удержать и перечислить в бюджет в случае первоначальной выплаты средств. Об этом говорится в первом абзаце первого пункта 223 статьи и четвертом пункте 226 статьи НК Российской Федерации. Поэтому налог с отпускных за дни отдыха, которые не были использованы, предприятие переплатило. Однако ничего такого страшного в этом нет. Когда работодатель будет выплачивать средства в следующий раз (в текущем году), то просто нужно отнести избыток и с работника предприятия удержать меньший налог. О том, что так можно поступить, говорится во втором и третьем пунктах 226 статьи НК России.

Если говорить о страховых взносах, то в данном случае все зависит от месяца, в котором работник компании был отозван из отпуска. Если он был отозван в месяц отпуска, то никаких проблем не возникнет. Бухгалтеру просто потребуется скорректировать суммы, в частности, травматизм, в конце месяца в зависимости от отпускных за фактически все использованные дни.

Если же работник был отозван из отпуска уже в следующем месяце, то есть после начисления отпускных, то по вкладам может сформироваться переплата. Ее зачисляют в счет будущих платежей. В такой ситуации уточненки подавать нет необходимости. Об этом говорится в первой части одиннадцатой статьи, семнадцатой статьи Федерального закона под номером 212-ФЗ от 24.07.2009 года, а также в письме Министерства здравоохранения Российской Федерации под номером 1376-19 от 28.05.2010 года.

И, наконец, несколько слов скажем о налоге на прибыль. Согласно общему правилу, когда ошибки или искажения стали причиной занижения налога, то существует необходимость в его перечислении и представлении после этой уточненки.

Но в данной ситуации корректировка отпускных и налогов не имеет ничего общего с определенной ошибкой или неточностью. Поскольку все исправления бухгалтер вносит по причине производственной необходимости. Поэтому получается, что в данном случае подавать уточненки нет необходимости. Об этом говорится в первом пункте 54 статьи НК России.

Приведем пример

Сотрудник А. А. Никифоров ушел в очередной оплачиваемый отпуск на четырнадцать календарных дней с 26 мая 2016 года. Допустим, что его ежедневный заработок составляет 650 рублей. Все начисленные отпускные средства составляют 9100 рублей, то есть 650 рублей нужно умножить на 14 дней. А НДФЛ с отпускных будет составлять 1183 рубля.

Предприятие платит взносы на травматизм по тарифу 0,2%, а страховые взносы будут проходить по стандартным ставкам. Поэтому взносы с отпускных средств бухгалтер рассчитал так:

- На пенсионное страхование выделено 2002 рубля (9100 рубля умножено на 22%);

- На медицинское страхование выделено 464,1 рубля (9100 рубля умножено на 5,1%);

- На социальное страхование отведено 264 рубля (9100 рубля умножено на 2,9%);

- И на травматизм выделено 18,2 рублей (9100 рублей умножено 0,2%).

Второго июня 2014 работник предприятия был отозван из отпуска. Поэтому бухгалтер перечислил сумму налогов и отпускных, начисленных за не отгулянную в июне неделю. Организация не является малой и формирует в бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков.

Поэтому в июне бухгалтером предприятия были сформированы следующие проводки:

Дебет 96 Кредит 70

- 4550 рублей (650 рублей умножили на 7 дней) - Сторнированные излишне начисленные отпускные средства за июнь;

Дебет 96 КРЕДИТ 69

- 1001 рублей (4550 рублей умножено на 22%) - восстановленные излишне начисленные пенсионные взносы;

Дебет 96 КРЕДИТ 69

- 232,05 рублей (4550 рублей умножено на 5,1%) - восстановленные излишне начисленные взносы, которые направлены на медицинское страхование;

Дебет 96 КРЕДИТ 69

- 132 рублей (4550 рублей умножили на 2,9%) - восстановленные излишне начисленные взносы, которые направлены на социальное страхование;

Дебет 96 КРЕДИТ 69

- 9,1 рублей (4550 рублей умножено на 0,2%) - восстановленные излишне начисленные взносы, направленные на травматизм;

Дебет 70 КРЕДИТ 68

- 592 рублей (4550 рублей умножено на 13%) - сторнирован излишне удержанный НДФЛ.

На сумму отпускных, начисленных сверх меры, бухгалтер предприятия уменьшит налоговую базу по НДФЛ и взносов за июнь 2016 года. В налоговом учете резерв по отпускам предприятие не формирует, а отчетными периодами по налогу на прибыль является квартал, 6 и 9 месяцев. Получается, что начисление и перерасчет налогов и отпускных осуществляется в рамках одного отчетного периода. Бухгалтер организации должен учесть скорректированы отпускные и внести в случае расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль за полгода 2016 года.